İdari işler, organizasyonların görünmeyen ama kritik omurgalarından biridir.
İdari işler birimleri; operasyonel genişlik, fiziki kaynaklar ve üçüncü taraflarla yürütülen çoklu süreçler sebebiyle suistimale en açık alanlardan biri olup, denetimi zayıf bırakıldığında ciddi maliyetlere yol açabilecek çok sayıda kritik süreci içinde barındırır. Özellikle satın alma, tedarikçi ilişkileri, mal kabul, hakediş kontrolü, hizmet alımları ve arşiv yönetimi gibi alanlar; bireysel inisiyatifle yürütüldüğünde, kuruma zarar verebilecek keyfi uygulamalara zemin hazırlar.
Bu eğitim programı; yalnızca süreçleri öğretmekle kalmaz, aynı zamanda kurum içi kontrolleri artıracak, suistimali önleyecek ve sürdürülebilir bir idari yapı inşa etmeyi mümkün kılacak şekilde tasarlanmıştır.
Eğitimin İçeriği
1. Organizasyonel Yapı ve Görev Tanımları
- Kuruma özgü işlevsel organizasyon yapısının oluşturulması
- Bölümler arası görev, yetki ve sorumlulukların netleştirilmesi
- Organizasyon içi iş akış süreçlerinin yapılandırılması
- Raporlama, geri bildirim ve denetim sistematiği kurulumu
2.Suistimale Açık Alanlar ve Süreç Kontrol Başlıkları
- Satın alma süreçlerinin uçtan uca yönetimi
- Tedarikçi seçimi, ilişki yönetimi ve performans takibi
- Sözleşme yönetimi, hakediş kontrolü ve fatura süreçleri
- Mal kabul, stok ve depo kontrolü
- Arşiv (fiziksel ve dijital) sistemlerinin kurulumu ve erişim yetkilendirme
- Etkinlik ve seyahat organizasyonlarının dijital takibi ve masraf doğrulama
- Hizmet alım süreçlerinin (temizlik, güvenlik, yemek vb.) şeffaf yürütülmesi
- Kaynak ve tesis kullanımının kontrolü, zimmet ve sorumluluk yönetimi
3.Destekleyici İdari Fonksiyonlar
- Toplantı ve iç iletişim süreçlerinin organizasyonu
- Acil durum ve kriz yönetimi (doğal afet, güvenlik riski vb.)
- Tesis yönetimi: planlama, kullanım ve bakım süreçleri
- Arşivleme önceliklerinin belirlenmesi ve belge yaşam döngüsü yönetimi
- Bütçe planlama, süreç takibi, revizyon ve ani durum harcamalarının yönetimi
- Dijitalleşme ve sistem entegrasyonları (yetki matrisi, iç kontrol altyapıları)
Kimler Katılmalı:
İdari işler biriminin yöneticileri ve uzmanları, satınalma ve güvenlik personeli, iç denetçiler, muhasebe ve insan kaynakları birimlerinin idari işler ile ilgilenen çalışanları.